Er zijn een heleboel apps en tools om uit te kiezen als het gaat om het maken van notities en aantekeningen en het opslaan van die informatie.
Door de jaren heen heb ik verschillende notitie-methodes getest: gewone tekstbestanden in notepad, klassieke papieren Atoma schriftjes (in vele kleuren) tot krachtige tools zoals Evernote. Maar uiteindelijk kom ik toch altijd terug bij OneNote terecht.
OneNote onderscheidt zich tussen apps voor het maken van notities vanwege zijn ongelooflijke flexibiliteit en robuuste functies. Als je het nog niet hebt geprobeerd: geef het zeker een kans!
OneNote bestaat al een tiental jaar als onderdeel van het Microsoft Office-pakket en is waarschijnlijk al even lang de meest onderschatte app in het arsenaal van Microsoft. Tegenwoordig is OneNote voor Windows 10 is een digitaal notitieblok en zit standaard in Office 365. Naast de standaard functionaliteiten die je zou verwachten van een digitaal notitieblok zijn de grootste troeven, onder andere, dat je werk automatisch opgeslagen wordt in de cloud en dat je in real time kan samenwerken met je collega’s in hetzelfde document.
Met OneNote kan je zowat alles vastleggen: tekst, handschrift, schetsen, geluidsfragmenten, foto’s, video, screenshots, … en je kan de indeling van je notitieblok indelen hoe je maar wil (notebooks, sections, pages, subpages)
In deze blogpost zal ik enkele sterke features van OneNote toelichten die ik voor mezelf als handig beschouw.
Quick Notes
Quick Notes zijn te vergelijken met een PostIt of kort briefje dat je snel neerschrijft zodat je iets niet vergeet of om het later in meer detail te verwerken. De Quick Notes zijn zeer handig te gebruiken op je mobile device door middel van de OneNote Widgets. Deze kan je heel eenvoudig toevoegen en laten je toe in 1 tap een Quick Note toe te voegen met tekst, audio en/of een afbeelding.
De quicknotes worden standaard in de ‘losse notities’ sectie van je notebooks.
Search
Het lijkt vanzelfsprekend maar via het vergrootglas of CTRL+F kan je eenvoudig zoeken in je notities.
Maar wat veel mensen niet weten is dat OneNote ook in handgeschreven tekst naar woorden gaat zoeken en zelfs naar woorden in afbeeldingen (bijvoorbeeld in die foto van dat whiteboard die je vorige nam en niet meer verwerkt hebt…)
Als dit nog niet voldoende is kan je OneNote zelfs laten zoeken in audio of video elementen van je notities vertraagt het zoekproces aanzienlijk en werkt enkel maar naar behoren met Engelse woorden. Deze optie is standaard uitgeschakeld maar is eenvoudig te activeren dmv 1 checkbox.
Delen en samenwerken
Vanuit OneNote kan je eenvoudig een notitieblok delen met andere mensen via email.
Je kan kiezen of je read only of write access geeft. De aanpassingen die iemand maakt worden rechtstreeks en onmiddellijk in jouw notebook gemaakt en kan veel misverstanden en heen en weer mailen vermijden als je met iemand wil samenwerken aan 1 document.
Tekenen en handgeschreven tekst
Het registreren van handgeschreven notities en schetsen is voor sommige een geschenk uit de hemel (niet voor mij mind you, ik heb het geschrift van een 6 jarige).
Maar mensen die vaak met een tablet & stylus werken kunnen met veel gemak hun notities en schetsen opslaan in OneNote en zoals eerder vermeld zal deze tekst ook herkend worden als dusdanig bij zoekopdrachten.
Tags
In OneNote is het heel eenvoudig van elementen te taggen zodat je ze later eenvoudig kan terugvinden. De meest voor de hand liggen tags zijn ToDo’s, vragen of belangrijke zaken, maar er is een heel gamma van Tags beschikbaar out of the box:
Deze lijst is nog verder te customiseren om bijvoorbeeld per project te gaan taggen.
Bovendien is het mogelijk om op paragraaf, zin of zelfs woord niveau te taggen.
Achteraf zoeken naar tags is ook heel eenvoudig via de ’Tags Zoeken’:
Integratie met Outlook
OneNote geeft ook de optie om Outlook flags toe te voegen aan een notitie. Dit laat je toe ToDo’s en takenlijsten te zien in Outlook en er ten gepaste tijde reminders van de krijgen.
OneNote en Outlook werken nog op andere manieren samen, bijvoorbeeld het importeren van meeting details vanuit Outlook.
De optie ‘Details van vergadering’ voegt een nieuwe pagina toe aan je notebook met gegevens van de vergadering: tijdstip, locatie, titel, onderwerp en deelnemers (onder andere).
Hiermee verlies je minder tijd bij de aanvang van een vergadering zodat je meteen tot de kern van de zaak kan over gaan.
Webclipper
OneNote Web Clipper is een browserextensie waarmee je snel alles van internet kunt opslaan. Je kan een hele pagina opslaan, een deel van de pagina, een versie van de pagina met alleen de tekst of een link naar de pagina met voorbeeldkopie. Gewoon selecteren naar welk notitieboek je de ‘clip’ wilt sturen en voeg er extra notities aan toe als je dat wilt.
me@onenote.com
Stuur een e-mailbericht naar me@onenote.com om het rechtstreeks op te slaan in OneNote. Je moet eerst wel eenmalig het emailadres configureren waarvan je berichten gaat sturen naar me@onenote.com
Vanaf dat moment zijn e-mailberichten die je op deze manier hebt opgeslagen in OneNote, zijn toegankelijk vanaf elk device zoals je andere notities.
Office Lens
De Office Lens-app van Microsoft gebruikt de camera van uw mobile device om notities te maken van een whiteboard, rekeningen of PostIts. Je foto’s worden automatisch bijgesneden en bijgewerkt voordat ze in OneNote worden opgeslagen.
Deze foto’s worden ook opgenomen in je zoekopdrachten.
Eenvoudige berekeningen
OneNote laat je toe snel eenvoudige berekeningen te doen zonder dat je een calculator moet boven halen of moet alt-tabben naar een Calculator app. Als je bijvoorbeeld “4145/78=” in je notitie typt zal OneNote dit onmiddellijk aanvullen met “53,141”
Bedankt dat je de tijd hebt genomen om mijn artikel te lezen. Ik hoop dat je het nuttig vond. Als je vragen of opmerkingen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen.
Michel Melis
Scrum Master