Subsidies Sportfederaties
- Microsoft .NET
- ASP.NET
- React
- JavaScript
- SharePoint Online
- Dynamics 365
- Bootstrap
Klantinformatie
Sport Vlaanderen is de sportadministratie van de Vlaamse overheid. Hun missie bestaat uit zo veel mogelijk mensen blijvend aan het sporten krijgen. Dat is geen gemakkelijke opdracht, maar met hun jarenlange ervaring en expertise gaan ze er 110 procent voor.
Bij Sport Vlaanderen geven dagelijks meer dan 600 mensen het beste van zichzelf, onder leiding van administrateur-generaal Philippe Paquay en algemeen directeur Paul Rowe. De organisatie bestaat uit het hoofdbestuur dat zich in Brussel bevindt, veertien centra verspreid over Vlaanderen en vijf provinciale promotiediensten, één in elke provincie.
Probleemstelling
Als sportfederatie binnen Vlaanderen is het steeds mogelijk subsidies aan te vragen bij mogelijke infrastructuur uitbreidingen en upgrades. Dit volledige proces gebeurde in het verleden nog steeds via een aantal manuele procedures. Aanvragen verliepen nog volledig via papier en manuele aanvraagformulieren. Bij het uitvoeren van heel wat manuele stappen is het proces zeer gevoelig aan procedurefouten. Om het proces te versnellen en de foutmarge een heel stuk te verlagen ging Sport Vlaanderen op zoek naar een geautomatiseerde digitale oplossing.
Oplossing
Ventigrate heeft hier gezorgd voor een op maat gemaakte applicatie binnen .NET met extra integratie naar SharePoint Online en Dynamics 365 (CRM). Er werd gekozen voor een oplossing op basis van formulieren die dynamisch kunnen worden aangepast. Deze formulieren kunnen via een speciaal opgestuurde token worden geraadpleegd door de aanvragers en kunnen door de beheerders van Sport Vlaanderen worden aangepast binnen de Dynamics 365 omgeving. De beheerders hebben hier de mogelijkheid extra veldjes toe te voegen en eventueel te verwijderen.
Het .NET gedeelte, dat volledig is uitgewerkt in React en Node.js, zorgt voor de interface laag. Waarin de velden uit de Dynamics omgeving worden verwerkt en op een juiste manier worden getoond. Hier werd er gezorgd dat het design van de interface volledig werd opgebouwd binnen de stijlgids van Sport Vlaanderen.
Alle documenten die als extra bijlagen worden doorgegeven via de dynamische formulieren, worden bijgehouden in een gestructureerd DMS-systeem (SharePoint Online). Aangezien Sport Vlaanderen al heel wat ervaring had binnen SharePoint was dit een vanzelfsprekende keuze.
De business logica van de werkstromen en het automatisch versturen van emails en taken werd volledig custom ondergebracht in het .NET verhaal. Hier werd custom workflows voorzien die het aanvraagproces van het begin tot het einde volledig opvolgen. Deze functionaliteit zorgt voor een trail binnen het proces en zorgt voor een enorme verlaging in foutmarge voor zowel de aanvrager als Sport Vlaanderen.
Als laatste functionaliteit werd er een soort van Google Maps integratie voorzien binnen de formulieren. Met deze integratie kunnen de aanvragers ook meteen de locatie aanduiden en wordt het dossier meteen een stuk vollediger. Deze functionaliteit versnelt het proces enorm.
Als aanpak werd er hier gekozen voor de Agile methodologie. Op basis van 2-wekelijkse sprints met bijhorende grooming en review sessies, kon UZA steeds rekenen op de gevraagde flexibiliteit en duurzaamheid van de oplossing. Een nauw contact met UZA was van groot belang.